O segundo semestre de 2009 estabelece um marco na história do IPT: o Instituto atingiu a emissão do Relatório de Ensaio número 1.000.000 (um milhão), com o cadastramento de um documento emitido pelo Laboratório de Combustíveis e Lubrificantes (LCL), do Centro de Metrologia em Química (CMQ). Para alcançar esta marca histórica, o cuidadoso trabalho da equipe de documentação da produção técnico-científica do Instituto em quase 100 anos foi fundamental para manter viva a memória não somente dos relatórios de ensaio, mas de nove outros tipos de documentos técnicos armazenados no Arquivo Técnico Centralizado (ATC), do Departamento de Acervo e Informação Tecnológica (DAIT).
A história do cadastramento de documentos no Instituto remonta a 22 de agosto de 1912: é a partir desta data que todos os relatórios e certificados (cuja denominação única era de “ensaios oficiais”) passaram a ser oficialmente registrados. “Iniciou-se naquele ano uma autenticação sistemática dos documentos por ordem numérica”, explica Cristiane Sousa, do acervo histórico do DAIT. “A maioria dos ensaios ainda não era realizada a pedidos de terceiros, mas sim por iniciativa da própria chefia do Laboratório de Resistência dos Materiais ou de professores. Eram trabalhos didáticos, visando o ensino e a obtenção de dados de interesse geral”.
Apesar de o início dos registros ter como data agosto de 1912, o primeiro documento disponível no IPT para consulta é o de número 559 e emissão em 27 de maio de 1913, sendo originário da Escola Polytechnica de São Paulo. “Naquela época, a numeração era única para os certificados expedidos pelo Instituto”, explica Rosemary Cano, responsável pelos Documentos Técnicos da Biblioteca do IPT. Esta forma de classificação durou até 28 de abril de 1993, quando os documentos passaram a ser separados de acordo com o tipo para receberem numerações distintas.
A denominação atribuída à produção técnica do IPT foi então padronizada de acordo com a terminologia internacional e os documentos classificados como “relatórios de ensaio” mantiveram a sequência de numeração atribuída até então – assim, o primeiro emitido a partir da nova categorização recebeu o número 808.105. “Ficou estabelecido naquele momento que essa numeração seria atribuída aos relatórios de ensaio, que são documentos técnicos com os resultados experimentais de ensaios e análises, executados em amostras fornecidas pelo cliente ou coletadas pelo IPT, com metodologia formalmente estabelecida e registrada na Assessoria de Sistemas e Organização (ASO)”, explica Rosemary.
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Os outros documentos emitidos na época (Certificados de Calibração/Aferição; de Materiais de Referência; Gemológico e de Conformidade) receberam uma numeração sequencial e diferenciada. Hoje, as atividades desenvolvidas no IPT são registradas em dez tipos de documentos técnicos.
Anos 2000 e próximos passos
Até maio de 2001, a solicitação de números para identificação dos documentos era anotada manualmente nos livros oficiais de cadastro do IPT. Primeiramente, a área que executava o ensaio entrava em contato por telefone com o ATC para requerer o número do documento técnico; em seguida, ele era encaminhado pelo pesquisador ao Arquivo com numeração já definida e dados como tipo de material a ser ensaiado, data, nome do cliente e área solicitante, para inclusão nos livros. “A partir de maio daquele ano, os usuários passaram a cadastrar os dados diretamente pela Intranet para obtenção do número do documento técnico, ou seja, a numeração passou a ser gerada automaticamente”, explica Rosemary.
A próxima mudança na gestão da documentação deverá ocorrer em 2010 com as novas rotinas criadas pela Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que fará a geração de maneira informatizada. O GED será responsável pelo gerenciamento do ciclo de vida dos documentos, evitando assim conflitos de informações que podem ocorrer entre as versões encaminhadas à biblioteca do IPT e ao cliente. Os dados serão compartilhados em tempo real, com padronização de procedimentos, e todas as produções do Instituto ganharão assinaturas digitais, com reconhecimento de Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP Brasil).
